Hazır araçların benimsenmesi hızlıdır ve genellikle doğru ilk adımdır. Sorun, araç işinize uyum sağlamak yerine siz işinizi araca uydurmaya başladığınızda ortaya çıkar.
Özel yazılıma ihtiyaç duyduğunuzu gösteren işaretler: işin birkaç araç arasında elle taşınması, tabloların sistem gibi kullanılması, kimsenin dokunmak istemediği geçici çözümler ya da gerçekten sizin işleyişinize özgü bir süreç.
Özel yazılım, her şeyi baştan kurmak anlamına gelmez. Çoğu zaman kurum içi bir araçla, bir portalla ya da zaten kullandıklarınızı birbirine bağlayan bir entegrasyonla başlar, ihtiyaçlar netleştikçe büyür.
En iyi özel sistemler başlangıçta küçük ve nettir. Tek bir gerçek operasyonel problemi iyi çözer, ardından büyüyebilecek sağlam bir temel oluşturur.